Kontakt: Katrine Hjelholt Nathanielsen til rådighed på mail kat@nanoq.gl
Digitaliseringsstyrelsen har 34 ansatte fordelt på fem afdelinger, hvor stillingen som administrativ medarbejder er placeret i Staben med reference til styrelseschefen. Staben udgøres af tre jurister og én administrativ konsulent – og det gør stillingen meget vigtig for styrelsen.
Som eneste kontoruddannet i styrelsen, er det vigtigt at du trives med at arbejde selvstændigt, og sætter din faglighed højt. Opgaverne i stillingen spænder vidt, fra økonomistyring til arkivering, til lettere sagsbehandling og koordineringsopgaver. Det gør din dagligdag forskellig, og du vil skulle samarbejde med alle i styrelsen, men også med mange andre enheder i centraladministrationen.
Vi er en styrelse med flere forskellige fagligheder, som alle skal samarbejde med kolleger i andre departementer og styrelser. Derfor skal du have gode samarbejdsevner, og det er en kompetence vi i fællesskab hele tiden forsøger at udvikle og forbedre.
Det betyder også, at det er vigtigt, at du bidrager med dine forslag til forbedringer, og siger til, hvis du kan se, hvor der er behov for udvikling eller ting der kan gøres på en anden måde. Netop din faglighed er vigtig for styrelsens leverancer, derfor skal du trives med at sige din mening.
Dine fremtidige opgaver
Som administrativ konsulent skal du varetage to vigtige funktioner for styrelsen både som informationssikkerhedsansvarlig og arkivansvarlig. Det er ansvarsområder, som kræver en høj grad af struktur og overblik.
Det er vigtigt, at Digitaliseringsstyrelsen går forrest i forhold til at håndtere borgere, virksomheder, kolleger og samarbejdspartneres informationer korrekt. En række politikker til at arbejde med informationssikkerhed i praksis er pt under udarbejdelse. Det vil være din opgave at administrere styrelsens politikker og sikre, at politikkerne efterfølges i samarbejde med kollegaer i Cyber- og informationssikkerhedsafdelingen og styrelseschefen.
Som arkivansvarlig bliver du ansvarlig for monitorering og opfølgning på styrelsens brug af centraladministrationens journaliseringssystem. For at kunne løse opgaverne vil du få rollen, som udvidet sagsbehandler i systemet, og i samarbejde med styrelseschefen (og systemejer på F2) vurdere tiltag og iværksætte dem for at højne styrelsens arkiv- og journaliseringsforpligtelse.
Du vil også varetage lettere regnskabsopgaver, herunder kontering og bogføring, faktureringer, budgetopfølgning, opdatering af regnskabsinstrukser og vejledninger.
Du vil være ansvarlig for styrelsens officielle postkasser; at henvendelser kommer de rette steder hen i styrelsen, og lettere sagsbehandling for henvendelser der kan besvares af dig.
Dertil kommer forskellige ad hoc-opgaver indenfor HR-administration, koordinering af oversættelsesopgaver og administrative opgaver ifm. styrelsens arrangementer.
Konkrete arbejdsopgaver vil f.eks. være:
Arkiv- og informationssikkerhedsansvarlig i styrelsen
Ansvarlig for styrelsens officielle postkasser, herunder besvarelse af henvendelser både telefonisk og skriftligt
HR-opgaver:
Koordinering af oversættelse af stillingsopslag og opslag af stillinger i centraladministrationens rekrutteringssystem
Administration af bohaveflytning og tiltrædelsesrejser
Økonomi opgaver: Bogføring i IRIS, udstedelse af fakturaer, afstemning og opfølgning på konti
Administrative opgaver i forbindelse afvikling af interne og eksterne arrangementer
Bistå med at booke fly og hotel ifm. tjenesterejser
Dine faglige kvalifikationer
EVU/HK eller anden kontormæssig uddannelse
Har erfaring med administrative opgaver og er solid bruger Office pakken
Er god til at formulere dig skriftligt og mundtligt både på grønlandsk og dansk, og gerne engelsk
Arbejder struktureret og selvstændigt med opgaverne
Hvad tilbyder vi?
Gode kolleger med høj faglighed
En stilling med stor kontaktflade
Et arbejdsmiljø hvor vi kontinuerligt arbejde på at holde et højt niveau af trivsel – både i Staben og i styrelsen
Vi sætter medarbejderudvikling højt, og er vi villige til at give dig relevante kurser og udvikling af arbejdsopgaver indenfor styrelsens ansvarsområde
Om os
Digitaliseringsstyrelsen sætter retningen for sikre, standardiserede, digitale løsninger for det grønlandske samfund. I Digitaliseringsstyrelsen arbejder vi både med digitalisering af Grønland og IT-drift af Grønlands centraladministration. Styrelsens ansvarsområder er omfangsrige, og det samme er interessen og forventningerne til styrelsens rettidige leverancer. Vi er stolte af at varetage det overordnede ansvar for digitalisering af Grønland, og det er en opgave, vi går til med stor ydmyghed. Det stiller krav til både vores faglighed og personlige kompetencer, hvilket giver os en travl og alsidig hverdag. Derfor arbejder vi målrettet med høj medarbejdertrivsel gennem gode samarbejdsevner, respekt for forskellighed både fagligt og personligt og fokus på højt niveau af integritet i opgaveløsningen.
Vil du vide mere om stillingen, så er styrelseschef Katrine Hjelholt Nathanielsen til rådighed på mail kat@nanoq.gl eller telefon +299 34 59 70. Ansøgninger vil blive behandlet løbende, men skal være Digitaliseringsstyrelsen i hænde seneste den 20. juni 2024.
Løn og ansættelsesforhold
Løn - og ansættelsesvilkår, herunder ret til til- og fratrædelsesrejse og bohaveflytning, i henhold til den på tiltrædelsestidspunktet gældende aftale/overenskomst mellem Grønlands Selvstyre og pågældende forhandlingsberettigede organisation.
Bolig
Der anvises ikke personalebolig til stillingen. Såfremt en ansøger allerede har personalebolig gennem ansættelse i Selvstyret, bibeholdes ret til anvist personalebolig. Personaleboligen er knyttet op på ansættelsesforholdet, og skal fraflyttes ved ansættelsesforholdets ophør.
Indsend ansøgning, CV, uddannelses- og kursusbeviser, samt andre relevante dokumenter ved at trykke ”Send ansøgning”.
